Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Еще один способ систематизации приказов — их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.
Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.
Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:
- номер приказа (с индексом);
- дата его издания;
- Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
- структурное подразделение, в котором он числится;
- должность;
- табельный номер;
- реквизиты трудового договора;
- суть приказа — кратко;
- расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.
В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:
- дату исполнения приказа;
- ответственных лиц и их подписи.
Приказ о нумерации приказов. образец и бланк 2021 года
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Оформление личных дел;
- Создание приказов по личному составу;
- Оформление графика отпусков и штатного расписания;
- Составление и преобразование должностных инструкций;
- Хранение и своевременная сдача документов в архив;
- Грамотное внесение изменений в документы;
Что делать, если ошибка
Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
- Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
- Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
- Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:
- Причины изменений.
- Основание для внесения изменений.
- Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
- Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
- Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
- Наименование фирмы;
- Наименование и дата документа;
- Регистрационный номер;
- Место составления приказа;
- Текст документа;
- Подписи ответственных лиц;
- Отметка об исполнителе;
- Визы согласования приказа (при необходимости).
Образец приказа о нумерации приказов
Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.
Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»
195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309
ПРИКАЗ №1
01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры). - Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.
В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера
Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров. Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись. Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.
Регистрировать документы в принципе могут:
- информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
- специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
- в электронном журнале (обычно в Excel) или
- в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).
Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров
и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется). При выявлении проблемы:
- стараются заполнить «пустые» номера «новоделами», вложив, когда это возможно, дополнительный документ;
- но лучше признать ошибку, тем более что она «техническая». Далее мы посмотрим, как это сделать правильно, чтобы потом никто не подумал, что такой документ был создан, а позже утрачен
.
Обратите внимание: если вы столкнулись с ситуацией ошибочного издания документа
, например, приказа, то надо:
- сначала другим приказом признать первоначальный утратившим силу,
- а потом в журнале регистрации в строке первоначального приказа в графе «Примечание» написать «Утратил силу; приказ от… №…» с данными второго приказа, отменившего первоначальный (см. «2» в Примере 1).
В подобной ситуации у нас пустых номеров не появится! Первоначальный приказ останется зарегистрированным под своим первоначальным номером (просто позже он будет признан утратившим силу).
Если в журнале зарегистрирован документ так, что у него кроме номера и даты заполнен заголовок, а может еще что-то
(но самого документа в папке нет), то повышается вероятность того, что он все-таки был издан, но позже утрачен. В этом случае стоит провести служебное расследование сразу, как только проблема была обнаружена. Его результаты оформляются актом (утвержденной формы на этот случай нет), который можно назвать:
- «О результатах служебного расследования по факту утраты документа» (если он действительно утрачен: например, случайно залили кофе или опустили в шредер);
- «О результатах служебного расследования по факту необнаружения документа» (ведь возможно, что его так и не издали, хотя планировали).
В процессе расследования такой документ может найтись, если исполнитель зарегистрировал номер, подготовил проект и сам подписал его у руководителя, а потом оригинал осел в его бумагах (сначала был очень нужен в работе, затем забыл отдать / вложить, куда надо). Документировать ли подобную историю актом или просто вернуть найденный документ на место — это обычно решается в индивидуальном порядке, принимая во внимание «былые заслуги провинившегося».
Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.
Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.
Основные принципы нумерации
Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.
Номер приказа, как правило, состоит из цифр — порядкового номера приказа и буквенного кода — индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.
Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.
Порядок нумерации: как вести нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве?
Поскольку императивных требований к тому, каким образом должна осуществляться нумерация нет, каждый работодатель вправе избрать свою систему. Однако, чтобы не изобретать велосипед, можно воспользоваться уже готовыми моделями, о которых расскажем далее.
- Первый вариант – использование букв и цифр. Цифры проставляются по порядку, а от буквенного значения зависит тип приказа. Например, номер приказа 2-У может означать, что документ принят в начале года, и это приказ об увольнении сотрудника. Можно добавлять к таким приказам цифровые значения года принятия, например, № 2-У-2018.
- Второй вариант – группировка приказов по уже упомянутым выше группам (по личному составу, и т.д.). Нумерация каждой группы начинается с 1 и продолжается либо до окончания календарного года, либо до бесконечности.
- Третий вариант – разработка более сложной систематизации. Такая система, несмотря на свою сложность, оправдывает себя в полном объеме. Приказы систематизируются по нескольким критериям, например: дате принятия; группе, сроку хранения; структурному подразделению, в отношении которого документ принят и т.д. Например, Приказ № 2017-5—50л-ЛС-ЭО может означать, что приказ принят в 2021 году за номером 5, срок его хранения составляет 50 лет, он является приказом по личному составу, и относится к экономическому отделу организации.
Как правильно оформить
С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где указаны правила оформления распорядительных актов.
Все образцы приказов по основной деятельности предприятия можно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания документа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения. Преамбула и распорядительная часть разделяются словом «приказываю».
Любое распоряжение содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- название документа;
- дату и регистрационный номер;
- текст документа;
- подпись должностного лица с указанием должности.
Нумерация приказов по кадрам
Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.
При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.
Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.
Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.
Внесение изменений в приказ
Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.
Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:
- реквизиты изменяемого приказа;
- суть и основания изменений;
- действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
- лица, ответственные за исполнение нового приказа.
Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.
Буквы при этом могут означать зашифрованную тематику приказов или же место хранения, облегчая поиск нужного документа.
- Усложненный вариант предполагает также сквозную нумерацию, но с разбивкой приказов на группы. То есть нумерация каждого вида приказов (по личному составу, по основной деятельности и т. д.) будет начинаться с 1 и далее. При такой системе буквенный знак в номерном коде приказа приобретает смысловое значение и указывает на группу, к которой относится приказ.
- Сложные варианты систем нумерации приказов подходят тем компаниям, у которых значительный документооборот с большим количеством распоряжений. При этом буквенно-числовые коды на приказах могут указывать на многоступенчатую систему нумерации, где приказы объединяются не только в группы по видам, но и в группы по срокам хранения документов (менее 5 лет, 50 лет, 75 лет).
Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:
- заполнение трудовых книжек;
- формирование личных дел, а также должностных инструкций;
- составление приказов по личному составу;
- контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
- хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
- при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.