27 кадровых документов, без которых не обойтись

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «27 кадровых документов, без которых не обойтись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Что изменилось в вопросах увольнения

В частности, документы, которые работодатели до 2023 года предоставляли уволенным работникам по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, теперь необходимо представлять в виде выписок из единой отчетности по форме ЕФС-1. Выписку из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» также нужно выдавать работникам по новой форме, утв. приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

В 2023 году изменилась и форма электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), выдаваемой работникам при увольнении (форма СТД-Р). Теперь работодатели должны использовать новую форму СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Ранее представляемая уволенным работникам справка о сумме зарплаты и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (справка 182н), в 2023 году больше не выдается. С 1 января 2023 года приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н, утвердивший форму указанной справки, прекратил свое действие. С этого момента работодатели освобождены от ее выдачи, а уволенные работники не вправе требовать ее представления. Все необходимые сведения о доходах сотрудника для целей назначения пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком новый работодатель теперь получает не от работника (путем запроса справки 182н), а непосредственно из СФР.

Документы кадрового учёта

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным

Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки;
• приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
• штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
• графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
• командировочные документы;
• табели по учёту рабочего времени работников;
• должностные инструкции;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист;
• согласие на обработку персональных данных и др.

Понятие кадрового учета

Термин «кадровое делопроизводство» описывает комплекс процедур по организации работы с документами, которые готовятся в связи с подбором персонала. Правила регулируются действующим законодательством РФ, а фактическая организация его на предприятиях регулярно проверяется контролирующими органами.

Кадровый документооборот необходим в компании для того, чтобы:

• Юридически фиксировать все кадровые перемещения в компании, в том числе: прием на работу, перевод, отпуск, больничный, увольнение, дисциплинарное взыскание и т.д.
• Документируйте существующие условия труда в компании, обеспечивайте прозрачность и строгую регламентацию условий труда
• Перед государственной статистикой выявляйте проблемные зоны и ищите резервы, пригодные для использования.
• Подготавливать отчетную документацию о состоянии государства и своевременно направлять ее в государственные органы.
• В случае проверки предоставить проверяющим документы, подтверждающие факт соблюдения компанией норм ТК РФ.

Для того чтобы грамотно организовать кадровый учет в компании, необходимо изучить следующие нормативно-правовые акты:

1. Трудовой кодекс РФ, в том числе статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
2. ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства в компании.
3. ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
4. Закон «Об индивидуальном (персональном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
5. Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
6. Приказ Федерального архива от 20.12.2019 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.
7. Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 225. Содержит инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2021 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н .
8. Статья 5.27 КоАП РФ содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя в случае выявления отсутствия обязательных кадровых документов.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы делятся на три основных вида:

• Обязательный, который необходим в любой компании, вне зависимости от типа и количества сотрудников.
• Рекомендованная, которая может быть выдана по требованию работодателя.
• Кроме того, которые обязательны к регистрации только при выполнении конкретной работы или связаны с внутренними особенностями компании.

ВАЖНЫЙ! Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках Пенсионного фонда РФ, Инспекции труда и ФНС, а их отсутствие влечет за собой штрафные санкции.

В список необходимых документов входят:

• Правила внутреннего рабочего графика. Этот документ содержит правила приема на работу работников, порядок увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные взыскания и т д. Правила составления документа изложены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
• График отпусков. Документ призван определить условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам компании. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
• Кадровый план. Этот документ определяет численность штата и его состав, регулирует наименования должностей, ставки заработной платы и т д. Он является источником информации о штатной численности, а также о текущих потребностях компании в тех или иных специалистах. Необходимость подготовки этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
• Журнал прохождения ориентаций. В нем фиксируется тот факт, что сотрудники компании прошли обучение технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайной ситуации по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
• Инструктаж по охране труда и технике безопасности. Один из основных документов, фиксирующий правила, которым сотрудники компании должны неукоснительно следовать, находясь на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
• График. Необходимость регистрации закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, предназначенный для учета фактически отработанного работниками времени. На основании данных в табеле составляется начисление заработной платы.
• Положение о защите персональных данных работников. Регистрирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о работнике, способы их обработки, хранения и защиты. Документ необходим для регистрации в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
• Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работы сверх установленной нормы и т д. Ее необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
• Книга учета трудовых книжек. Книжка – это отдельный документ, в котором фиксируется передача трудовой книжки работодателю или работнику при увольнении.
• Журнал учета форм для рабочих тетрадей. В этом документе фиксируется факт получения предприятием чистых трудовых книжек и факты их расходов.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

• Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
• Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
• Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
• Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
• График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
• Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
• Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
• Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
• Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
• Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
• Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
• Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Кадровый учёт ИП из микробизнеса

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

• среднесписочная численность — до 15 человек;
• доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.

Кто и кому назначает наказание за отсутствие первичных документов

Заявление на то, чтобы нарушитель понес ответственность, подает налоговая инспекция, а наказание назначает уже суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).

Виновный в правонарушении устанавливается индивидуально.

Обычно суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Субъектом такого правонарушения обычно признают главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного.

Руководитель организации тоже может быть признан виновным, если:

• в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
• учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
• причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).

Что делать, если первичные документы утеряны

Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.

Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.

В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если произошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.

Полный кадровый пакет документов для ООО — начинаем с нуля

Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:

1. Локальные нормативные акты:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных работников;
• правила охраны труда работников.

1. Распорядительные документы:

• приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
• распоряжения.

1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:

Не уведомление о приеме на работу бывшего государственного служащего

Согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ, работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-ый срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы.

За отсутствие уведомления в установленный законом срок предусмотрена административная ответственность по ст. 19.29 КоАП с наказанием в виде штрафа от 20 000 до 50 000 рублей (для должностных лиц) и от 100 000 до 500 000 рублей (для юридических лиц).

Начальник отдела кадров была признана виновной по ст. 19.29 КоАП за не сообщение в 10-дневный срок о приеме на работу бывшего федерального государственного служащего.

Согласно должностной инструкции, на начальника отдела кадров возложена обязанность по обеспечению контроля за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом, а также знание трудового законодательства, законодательства и нормативных актов по вопросам выполняемой работы, порядка оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.

Ответственность руководителя кадровой службы

Не секрет, что руководитель кадровой службы также является ответственным лицом за нарушения трудового законодательства, если не наравне с руководителем организации, то уж точно рядом.

В сегодняшней статье я делала акцент на обычных специалистах кадровых служб, почти не затрагивая руководящий состав, т.к. руководитель отдела кадров практически всегда признается должностным лицом, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.

В принципе, переложить эту ответственность на реального виновного, того же специалиста по кадрам в теории можно, тем более, судя по практике, их также признают должностными лицами, но следует знать, что встречаются решения судов, которые априори считают руководителей ответственными за работу своего отдела. И это, наверно, правильно, руководитель отвечает перед законом, подчиненный работник перед своим руководителем.

Начальник отдела кадров была признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и подвергнута административному наказанию в виде штрафа в размере 3000 рублей, за отсутствие подписи работника о получении экземпляра трудового договора.

Начальник отдела кадров попыталась обжаловать решение суда, сославшись на ненадлежащий субъект административного правонарушения, т.к. в момент проверки она находилась в ежегодном отпуске, поэтому подготовкой документов занимались руководитель охраны труда и специалист по кадрам.

Суд отметил, что руководитель отдела кадров, является ответственным лицом за ведение документации, руководит работниками своего отдела, ответственна за выполнение ими должных обязанностей.

Но, исходя из обстоятельств дела, судья признал нарушение малозначительным, заменив штраф 3000 рублей на устное замечание.

Обязательные кадровые документы

Руфина Хакимова руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи — к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер штатный или приходящий , либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель — насколько хватит времени и сил. Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, так как они являются обязательными документами ООО.

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения. Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность. Часто задаваемые вопросы Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы: Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

На практике контролеры чаще всего применяют данную статью к одному нарушению из шести перечисленных в примечании к п. 1. А именно, к занижению налогов и сборов. Ошибки в бухучете и бухотчетности их волнуют меньше. И вот тут самое время вспомнить одно известное выражение: хотели как лучше, а получилось как всегда. Посмотрим внимательно на новый п. 1.1:

Документы в кадрах обязательные

Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.15.Штатное расписание (ф.Т-3)ст.57 ТК РФ5 летПри каждом изменении формируется новое штатное расписание.16.График отпусковст.123 ТК РФ1 годСоставляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.17.Трудовой договорст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ75 летЗаключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.18.Приказ о приеме на работуст.68 ТК РФ75 летИздается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.19.Трудовая книжкаст.66 ТК РФ50 летОформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.20.Личная карточка работника (ф.Т-2)Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г.

Ответственность ООО, не соблюдающих требования кадрового документооборота

За несоблюдение требований законодательных норм относительно наличия предусмотренных кадровых документов законодателем введена административная ответственность. Согласно требованиям ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа за такие нарушения может быть различным. За первичное нарушение предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей, а за повторное – от 50 до 70 тысяч рублей.

Чтобы избежать ответственности, необходимо тщательно следить за тем, чтобы в организации присутствовали все предусмотренные документы. Необходимо отметить, что ответственность может наступить за отсутствие любого из документов, которые признаются обязательными.

Например, ТК РФ предусматривает обязательность заключения трудовых договоров с работниками. Если будет установлено, что хотя бы с одним из них договор не заключен, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, законодательство предусматривает, что в ООО должен обязательно присутствовать ряд необходимых кадровых документов. О их наличии необходимо позаботится заранее, сразу после регистрации организации. Если должностными лицами государственной инспекции труда будет выявлено отсутствие какого-либо из обязательных документов, организация и ее руководители могут быть привлечены к административной ответственности.

Читайте еще больше полезной информации в рубрике: «Трудовая деятельность«.

Похожие записи:

• Какой доход средний на субсидии в сарапуле 2023 года
• Cрок исковой давности для взыскания алиментов
• Какие изменения будут в 2023 г по статье 228.1