Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Преимущества электронного документооборота». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
— эффективное управление движением документов,
— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
— исключение дубляжа документации,
— формирование архива происходит автоматически,
— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.
Любой бизнес желает расти и развиваться, а вместе с этим увеличивается количество документов, объём задач и штат сотрудников. Что нужно, чтобы корпоративная система могла свободно расширяться и надстраивать новые бизнес-процессы для сохранения качественной работы с документами?
С такой задачей отлично справляются системы, разработанные на базе инструментов Low-code. Они гарантируют гибкость процессов и лёгкое масштабирование, сохраняя при этом скорость обработки документов. Low-code инструменты позволяют добавлять функционал без знаний в области программирования. Настройка осуществляется в визуальном редакторе с помощью способа Drag-and-Drop, т.е. путём перетягивания графических элементов. Также в системе есть большой набор стандартных виджетов, который позволяет закрывать большую часть задач по визуализации данных. К тому же из этих виджетов можно создавать собственные компоненты и использовать их в дальнейшей работе. Такой вид инструментов позволяет не тратить денежные средства на привлечение дорогостоящих программистов. Все настройки начинают функционировать сразу, для этого не требуется останавливать работу системы и перезагружать её. Это позволяет реализовывать все идеи по дополнению системных возможностей не только легко, но и быстро.
Многие другие системы тоже могут масштабироваться, но что нужно сделать для этого? Ответ один — привлечь на проект программистов. При таком виде систем настройка осуществляется через создание новых скриптов, иными словами через прописывание кода. С такой работой не справиться без наличия необходимого уровня знаний. Плюс на расширение функционала потребуется больше времени и финансовых затрат.
Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота ― это процесс управления информацией, данными и документами в цифровом виде. Программное обеспечение СЭД позволяет пользователям создавать документ либо с нуля, либо путем преобразования бумажной копии в электронный формат. Информацию можно легко сохранять, редактировать, печатать, обрабатывать, делиться ею. Это программная платформа действует как портал для всех документов организации.
СЭД ― гибкая высоко масштабируемая платформа, которая легко интегрируется с ИТ-инфраструктурой и базами данных организации. Цель внедрения СЭД ― создание эффективной среды управления и функционирования предприятия при совместной работе нескольких пользователей с единой взаимосвязанной базой данных. Благодаря этой системе две формы носителей (электронные и бумажные) эффективно сосуществуют. Есть возможность свободно их использовать с учетом целесообразности в конкретных условиях.
Главная задача системы автоматизированного документооборота состоит в повышении качества работы компании путем упрощения работы с документами. Рост эффективности происходит за счет построения единой информационной среды предприятия.
Основные функции СЭД следующие:
- Хранение документации. Это центр для всех документов, которые поступают в компанию и создаются в ней.
- Сбор информации. Системы автоматизируют процесс ее сбора с цифровых и бумажных носителях. Для получения информации с бумажных носителей используют технологии оптического распознавания символов и оптического считывания меток. В сочетании с технологией массового сканирования можно быстро получать цифровые копии больших объемов рукописных или печатных источников с максимальной точностью.
- Создание метаданных для всех документов после их получения или создания. Это позволяет упростить классификацию файлов по дате создания, дате последних изменений и другим параметрам.
- Быстрый поиск и получение данных. Некоторые комплектации СЭД используют семантический анализ, чтобы понять значение содержимого. Это позволяет сотрудникам быстро находить информацию, даже если сейчас у них нет конкретных параметров файла.
- Ограничение доступа к файлам. Не вся информация, поступающие в компанию и из нее, предназначена для просмотра всеми сотрудниками. С помощью СЭД можно легко установить разрешения на просмотр для отдельных источников, а также для файлов, которые соответствуют определенным критериям. Таким образом одни сотрудники могут вносить изменения в определенный документ, в то время как другие смогут только просматривать его или вообще не иметь к нему доступа.
- Сохранение изменений. Со временем разнообразные документы компании могут претерпеть ряд изменений. Программная платформа ведет четкую запись всех изменений, а также сохраняет копии каждой отдельной версии файла на протяжении его жизненного цикла. Администраторы имеют возможность вернуться к предыдущим итерациям документа, если возникнет такая необходимость.
- Безопасность и ответственность. Системы предоставляют ряд функций, которые направлены на сохранение данных в безопасности. Они защищены в соответствии с законом.
СЭД ― набор услуг управления документацией, которую можно транспортировать, преобразовывать бумажные файлы в цифровые документы, извлекать данные, классифицировать записи, готовить их к использованию в бизнес-процессах компании. Все записи находятся в облачном хранилище. Они доступны, когда это нужно. Система гарантирует безопасность, а также сохранность данных.
Система ЭДО ― программный пакет для обмена электронными документами через закрытые каналы связи внутри одной организации. Пакет входит в комплект СЭД. Его работа заключается в быстрой доставке любых документов определенному сотруднику. Это могут быть договоры, счета, акты выполненных работ, отчеты, другое.
Совсем недавно бизнес с некоторой опаской воспринимал ЭДО. Но ситуация коренным образом меняется. Крупный бизнес отдает себе отчет: чтобы оставаться среди лидеров, уже недостаточно предлагать просто качественный продукт. Нужно оптимизировать внутренние процессы для высвобождения ресурсов, избегать любых задержек и ошибок. Отраслевые лидеры ― фармацевтические, транспортные, добывающие, аграрные, энергетические компании ― убедились в этом на собственном опыте после того, как перешли на автоматизацию документооборота.
Правовое регулирование и стандарты
Принимая во внимание, что такое SADO и SEDO, что они из себя представляют и какими характеристиками обладают, следует отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентируется. Но, размышляя и разрабатывая свои продукты, создатели программного обеспечения все же руководствуются положениями следующих основных стандартов:
- Разрешение нет. 754 из 22 10 09, который утверждает основные международные положения.
- ГОСТ Р 51141-98, регулирующий нюансы делопроизводства и делопроизводства;
- ГОСТ Р 6.30-2003, содержащий требования к конструкции и унификации;
- Федеральный закон № 149 от 27 07 06, в котором дано понятие информационных технологий и способов их защиты;
- Федеральный закон № 1 из 10 01 02 (изменено 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
При реализации проектов необходимо руководствоваться федеральными законами от 27.07.2012 г. 152 от 27 07 06 и нет. 363 из 27 12 09. При этом все стандарты носят скорее рекомендательный характер, что позволяет внести определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Система электронного документооборота не лишена определенных недостатков:
- Главным ее минусом является опасность проникновения вируса на компьютерах компании и последующая утеря всей информации. Чтобы обезопаситься, понадобится система резервирования;
- Еще одним недостатком является неподготовленность кадров к внедрению такой системы. Многие работники не обладают достаточными знаниями для грамотной работы в СЭД. Между тем, от этого зависит бесперебойность ее функционирования;
- Внедрение электронного документооборота требует значительных финансовых вливаний;
- Следует отметить, что в России или СНГ еще не сформировалось единое информационное пространство. Соответственно, далеко не с каждым предприятием можно вести электронный документообмен;
- Существуют определенные ограничения для внедрения СЭД. Например, для любого отдела кадров необходима личная подпись работника на ряде документов. Порядок ведения трудовых книжек также строго регламентирован.
Функциональность сэд в разных редакциях
От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:
-
Контроль исполнительской дисциплины.
-
Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).
-
Автоматизация канцелярии.
Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.
Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:
-
Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
-
Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
-
Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
-
Модуль распознавания текста.
Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии.
Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию. В СЭД ТЕЗИС Расширенная редакция позволяет настроить:
-
Шлюз для интеграции с учетной системой (1С, SAP, Oracle).
-
Квалифицированную ЭП для обеспечения юридически значимого документооборота.
-
Специализированные модули: «Учет обращений граждан» для госсектора, «Единый холдинг» для крупных холдинговых структур.
Таким образом, объемы функциональных возможностей нарастают от редакции к редакции. В данному критерию плюсов и минусов СЭД явно выигрывают Стандартная и Расширенная редакции системы, причем Расширенная редакция условно получает три плюса, Стандартная — два, а Базовая — один.
Несколько лет назад электронный документооборот казался сложной технологией, на внедрение которой нужно затратить много финансовых и человеческих ресурсов. Но со временем стало понятно: ЭДО проще, быстрее и удобнее, чем бумажное делопроизводство.
Компании повсеместно переходят на ЭДО. Каждый новый пользователь ЭДО приводит с собой контрагентов. Так запускается волна новых подключений. Операторы электронного документооборота отмечают: трафик растет. Так, в первом квартале 2020 года количество переданных и полученных через Диадок документов выросло на 29 % в сравнении с аналогичным периодом за прошлый год. Есть основания полагать, что в ближайшие годы электронный документ станет таким же привычным, как бумажный.
Если пока не внедрили ЭДО, свяжитесь с нами. Мы ответим на волнующие вас вопросы и подскажем, с чего начать переход на электронный документооборот.
Для телекоммуникационной компании данная функция может быть полезна, если ее персонал вынужден обрабатывать большое количество входящих документов, например, актов выполненных работ от других компаний, предоставляющих услуги, либо накладных от поставщиков материалов.
Маршрутизация документов и контроль исполнения
Документы могут проходить различные процессы согласования, утверждения, ознакомления и т.д. Совокупность точек, через которые проходит документ, называется маршрутом, а определение маршрута – маршрутизацией документа.
Маршрут документа может зависеть от его типа и значений реквизитов. Например, договоры с поставщиками обычно проходят согласование по одному маршруту. Но если сумма поставки оказывается выше чем один миллион, в согласовании принимает участие генеральный директор. Или если поставка касается строительства линии связи, то в согласовании может участвовать руководитель данного направления.
Типовыми маршрутами движения документов в СЭДО являются:
- Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору.
- Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины.
- Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору для ознакомления с результатами согласования.
- Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору для ознакомления с результатом утверждения.
- Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
- Ознакомление: нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
- Поручение: с помощью этого маршрута можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Отличия электронного документооборота от бумажного
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.
| Критерии | ЭДО | Бумажный документооборот |
|---|---|---|
| Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу | Да | Да |
| Можно ли потерять документ | Нет | Да |
| Прозрачность документооборота | Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло | Можно узнать подписанта |
| Время передачи контрагенту | Мгновенно | От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удалённости компании и выбранной услуги почтовой службы |
| Требуется физическое хранилище | Нет | Да |
| Требуется применение оргтехники | Нет | Да |
| Есть поиск по ключевым словам | Да | Нет |
Минусы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права.
Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки.
Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону.
При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.
Важно
Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.
Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России.
Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п.
Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании
Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:
- Серверная часть;
- Клиентские рабочие места;
- Хранилище данных;
- Внедрение и техподдержка на весь период использования.
Недостатки электронного документооборота
Одной из наиболее серьезных проблем являются затраты на первоначальную настройку и обучение, техническая сложность и проблемы совместимости. Внедрение системы электронного документооборота требует значительных инвестиций в оборудование, программное обеспечение и персонал, что может быть сложной задачей для малого и среднего бизнеса.
Системы электронного документооборота могут иметь проблемы совместимости с другими программами или аппаратными устройствами, что может привести к потере или повреждению данных.
Еще одним недостатком является потенциальная утечка данных, взлом и киберугрозы. Электронные документы уязвимы с точки зрения безопасности, им может быть нанесен урон вредоносным ПО, фишингом или социальной инженерией, – все это ставит под угрозу вашу конфиденциальную информацию и репутацию компании.