Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как уничтожить документы в организации правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каждый документ имеет свой определённый законом или договором срок хранения. В течение этого срока организация несёт обязанность по хранению такого документа. Также документ в течение этого срока обладает юридической силой. Хранение большого объёма документации оказывает на организации дополнительную нагрузку, от которой предприятие может избавиться при помощи уничтожения старых и утративших силу документов.
Практическое значение документа
Акт несёт в себе большое значение для предприятия. Организация несёт ответственность за хранимые ей документы, в том числе документы других организаций. Предприятия могут осуществлять передачу документации друг другу, в том числе и оригиналов документов. Принимающая сторона будет нести за них полную ответственность. Очень важно проследить за тем, чтобы не выделить к уничтожению документы, имеющие практическую значимость.
Дело приобретает чрезвычайную важность, если речь идёт о документах сторонней организации. В случае уничтожения документов третьего предприятия, уничтожившая организация будет нести перед предприятием-собственником документов юридическую ответственность. Такая ответственность предусмотрена актом приёма-передачи документов.
Как составить акт выделения документов к уничтожению
Компания утверждает форму акта о выделении уничтожения документов в учетной политике или иной локалке. Он отражает всю необходимую информацию о последующей утилизации.
Вот необходимые реквизиты акта о выделении документов к уничтожению:
- номер, дата и место составления;
- наименование организации, которая утилизирует бумаги;
- основания для утилизации (истечение срока и т.д.).
В табличной части заполните информацию по видам утилизируемых бумаг:
- порядковый номер табличной строки;
- группировка первички (счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты, банковские выписки и т.д.);
- сроки хранения;
- количество;
- правила и нормы закона для передачи в утиль и т.д.
После проставляются подписи членами экспертной комиссии.
Составление акта при смене генерального директора
Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.
Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.
Какие документы могут быть уничтожены
В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.
Под ценностью документа понимается его значение как в деятельности самой организации, так и в более широком смысле слова. Документ может являться достоянием культуры, историческим памятником, и иметь экономическое и другое значение. Уничтожение таких документов может иметь последствия вплоть до уголовного преследования.
Зачастую определить ценность того или иного документа бывает затруднительно даже для опытного сотрудника организации. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года №558 был утвержден Перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков их хранения. Он не является исчерпывающим, однако практически все основные виды документации и сроки их хранения в нем содержатся.
В соответствии с их ценностью документы можно разделить на категории. Критерием деления являются сроки хранения.
Кто занимается утилизацией документа
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.
Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
- Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
- Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Порядок уничтожения документов
У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.
Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.
Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании «Корона». Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:
- кадровых и бухгалтерских документов;
- архивов и секретной документации;
- налоговой отчетности;
- первичных документов;
- документов с истекшим сроком обязательного хранения
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Акт приема передачи документов другому лицу
Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.
Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.
Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:
- Название свидетельства.
- Дата подписания.
- Место подписания.
- Название передаваемых материалов в виде списка.
- Число передаваемых материалов.
- Ф.И.О. участвующих сторон.
- Основание для оформления бланка.
- Подписи сторон.
- Печати.
В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние.
Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.
Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.
Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов.
Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:
- ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
- ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
- ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
- ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.
Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы.
Так, составляются:
- перечень документов и дел постоянного хранения;
- перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
- перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.
Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению. Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации. Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.
Кто занимается утилизацией документов
Чтобы уничтожить документы, назначается комиссия в составе двух и более человек. Лучше всего назначать работников разных отделов. Но в составе должен быть человек, который работает в отделе, чьи документы уничтожаются. В Акте они обязаны расписаться.
Своей росписью данные сотрудники подтверждают фактическое уничтожение документов. Соответственно, должны быть утилизированы именно те бумаги, которые для этого подготовлены. Нельзя допустить, чтобы нужные бумаги случайно были бы уничтожены. В связи с этим, к данному процессу нужно подходить со всей ответственностью.
Нужно иметь ввиду, что есть много документов, которые необходимо хранить в течение не трех лет, а пяти. Преждевременное списание таких документов может привести к серьезным проблемам в деле документооборота.
Акт приема-передачи документов
Если передаются документы важной значимости или секретности между двумя организациями – также составляется передаточный акт, только уже между двумя юрлицами. Подобный документ также составляется между частными лицами.
Для передачи документации может использоваться шаблон, принятый в компании, или образец в свободной форме. Вне зависимости от формы, в акте должны прописываться обязательные реквизиты, без которых бумага не будет иметь юридической силы.
Как составить акт в свободной форме:
- Прописываем название документа, его номер, если это фиксируется, а также реквизиты договора, к которому составляется акт (это касается больше передачи бумаг между юридическими лицами).
- Прописываем информацию об участвующих сторонах. Если это физические лица: ФИО и данные паспорта (при простой передачи от увольняющего работника к работнику заменяющему хватит ФИО). Если юридические: полное наименование организаций и информация о представителях.
- Перечисление передаваемых бумаг, краткая информация, количество, сведения о датах.
- Подписи сторон.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Пошаговая инструкция по заполнению формы акта
Форма акта не должна вызвать сложностей в её заполнении, тем не менее разберём всё «по полочкам».
Первым делом заполняем шапку документа. Здесь указываем:
- присвоенный на предприятии номер настоящего документа;
- полное наименование юридического лица, ФИО директора и его подпись.
Далее следует заполнение вводной части документа.
В этой части указываем документ, на основании которого документы более не подлежат хранению. Для каждого типа документов в различных отраслях предусмотрен различный срок хранения. Существуют специально разработанные перечни документов в сфере государственной, научной и других видах деятельности. Для каждого вида деятельности Росархивом предусмотрен свой перечень с указанием сроков их хранения. Разбираемся к какому типу документации относятся наши документы и указываем это в акте. Здесь же указываем наименование фонда, из которого выделяются бумаги.
Ниже по документу следует его основная часть, представленная в виде таблицы. В приведённой таблице указываем все выделяемые к уничтожению документу по следующей форме:
- в первом столбце следует указать номер документа по порядку в настоящем списке. Начинаем с номера один;
- во втором вносим наименования документов. Это может быть как единичный документ, так и группа документов, объединённая общей категорией. Например, товарные накладные за определённый срок;
- третий столбец должен нести в себе информацию о годах, которыми датируются выделяемые документы;
- в четвёртом столбце отмечаем реквизиты описи документов;
- в пятом столбце указываем номер единиц хранения по описи;
- шестой столбец несёт информацию о количестве единиц хранения, выделяемых для уничтожения;
- в седьмом столбце отмечаем срок хранения в соответствии со статьей указанного в вводной части перечня документов от Росархива;
- в последнем столбце можно указать примечания к документам.